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          寫字樓物業管理知識

          發布時間:2011.03.16 新聞來源:揚中市潤陽物業管理有限公司 瀏覽次數:

              寫字樓物業的特性和使用要求,決定了寫字樓日常管理的工作內容與工作重點主要在以下幾個方面:

            一、 營銷推廣

            由于寫字樓宇收益性物業(商業物業)的特性,決定了寫字樓營銷推廣是其一項經常性的管理工作內容。當今的寫字樓宇除了少部分自用外,大部分都用于出售和出租(主要是出租)。寫字樓的整體形象設計塑造、宣傳推廣,辦公空間的分割布局與提升改造,市場分析調研,與買租客戶的聯絡、談判、簽約,客戶投訴與要求的受理與處理,客戶與經營管理者、客戶與客戶間關系的協調,以及組織客戶參加目的在于聯絡感情的各種聯誼活動等均屬于寫字樓的營銷推廣工作范疇。

            由于轉變投資地點、方向,兼并、破產等各種原因的影響,寫字樓客戶變動的情況時有發生,固有的客戶對辦公空間重新布置、面積增減、改變設備配置與服務等的要求也經常存在。因此,為吸引招進和留住客戶,寫字樓的營銷服務工作是一項十分重要的經常性工作,否則,便不能保證較高的租售率,影響寫字樓物業的收益。

            這方面應有專門的營銷人員在寫字樓前臺工作或設立專門的辦公室辦公,進行市場行情調研,主動尋找目標客戶,征求已有客戶對物業的使用意見,盡力滿足各方面客戶的要求,保證物業保持較高的租售率。

            二、 商務中心的服務與管理

            大型寫字樓辦公機構集中,商務繁忙,一般會提供寫字樓出租各種商務服務項目的商務中心(與大型酒店、賓館類似)。

            1、 商務中心的設備配置

            商務中心須配備的主要設備及用品有中英文處理機、打印機、傳真機、打字機 、電腦、裝訂機、塑封機、口述錄音機、電視、電話、影視設備、投影儀及屏幕、攝像機以及其他的辦公用品等。商務中心設備的配備可根據服務項目的增設而添置。

            商務中心設備的正常使用和保養,是提供良好服務的保證。商務中心人員在使用過程中應嚴格按照正常操作程序進行操作,定期對設備進行必要的保養,設備一旦發生故障,應由專業人員進行維修。

            2、 商務中心的工作要求和工作程序

            商務中心的服務是小區域、多項目的直接服務?腿藢ι虅罩行姆⻊召|量的評價是以服務的周到與快捷為出發點的。要做到服務周到、快捷,必須依靠經驗豐富的工作人員和一套健全的工作程序。

            (1)工作要求。對商務中心工作人員要求有:①流利的外語聽說讀寫能力;②熟練的中英文打字能力;③熟練操作各種設備的能力;④熟悉商務信息知識;⑤熟悉秘書工作知識; ⑥具備基本的設備清潔保養知識。

            (2)工作程序。①服務前:了解客戶所需服務項目、服務時間及服務要求;向客戶講明收費情況,開據收費通知單

            并收一定比例的押金。②服務中:以準確、快捷為原則,按客人服務要求準時、精確地完成服務。③服務后:完成客人所需服務后,填寫《商務中心費用收據單》,引導或陪同客

            人到財務部結賬!渡虅罩行馁M用收據單》一式三份,一聯

            交給財務部,一聯交給客人,一聯由商務中心存檔。

            商務中心的主要對象是客人,有時寫字樓內部人員也因工作需要在商務中心使用設備,為此制定商務中心簽單程序;

            寫字樓內部人員到商務中心使用設備,必須是因工作需要;使用前,必須由該員工所在部門經理的同意。須在《商務中心設備使用申請單》上填清原因、內容、使用時間及批準人后,在不影響為客人提供服務的前提下使用。使用后須在《費用結算單》上簽名。

            3、商務中心的服務項目

            寫字樓客戶業務類型不同,自身辦公條件不同,北京寫字樓對商務中心的服務范圍要求不同。較齊全的商務中心提供的服務項目包括:

            (1) 翻譯服務,包括文件、合同等;

            (2) 秘書服務,包括各類文件處理;

            (3) 辦公系統自動化服務;

            (4) 整套辦公設備和人員配備服務;

            (5) 臨時辦公室租用服務;

            (6) 長話、傳真、電信服務;

            (7) 商務會談、會議安排服務;

            (8) 商務咨詢、商務信息查詢服務;

            (9) 客戶外出期間保管、代轉傳真、信件等;

            (10) 郵件、郵包、快遞等郵政服務;

            (11) 電腦、電視、錄像、攝像、幻燈、BP機、手機租賃服務等;

            (12) 報刊、雜志訂閱服務;

            (13) 客戶電信設備代辦、代裝服務;

            (14) 文件、名片等印制服務;

            (15) 成批發放商業信函服務;

            (16) 報刊剪報服務;

            (17) 秘書培訓服務等。

            三、 前臺服務

            小型寫字樓的前臺僅提供基本寫字樓租賃的問訊解答、引導服務,大型寫字樓的前臺服務項目較多 ,主要包括:

            (1) 問訊服務和留言服務,鑰匙分發服務;

            (2) 信件報刊收發、分揀、遞送服務;

            (3) 個人行李搬運、寄存服務;

            (4) 出租汽車預約服務;

            (5) 提供旅游活動安排服務;

            (6) 航空機票訂購、確認;

            (7) 全國及世界各地酒店預定服務;

            (8) 餐飲、文化體育節目票務安排;

            (9) 文娛活動安排及組織服務;

            (10) 外幣兌換,代售磁卡,代售餐券;

            (11) 花卉代購、遞送服務;

            (12) 洗衣、送衣服務;

            (13) 代購清潔物品服務;

            (14) 提供公司“阿姨”服務;

            (15) 其他各種委托代辦服務。

            有的寫字樓的報修點也設在前臺,方便客戶報修。

            四、設施設備管理

            寫字樓的設施設備管理主要應做好以下各項工作:

            1、設備管理

           。1)建立設備檔案。做好寫字樓各項設備驗收文件資料的存檔,建立設備登記卡。

           。2)完善工程部架構。

           。3)建立各部門、各工種的崗位責任制。

           。4)抓好物料采購、供應和消耗的環節的計劃與控制,開源節流。

           。5)制定設備的保養和維修制度。

           。6)建立監管制度,監督檢查專項維修保養責任公司和個人的工作。

            2、維修與保養

           。1)報修(兩類報修:自檢報修、客戶報修)與維修程序。

           。2)設備的保養。一般可建立三級保養制度:日常保養(又稱作例行保養);一級保養;二級保養。

           。3)設備的維修。

            對于設備的維修控制,關鍵是抓好維修計劃的制定和維修制度的完善。

            編制維修計劃時應注意:①是否按設備分類編制計劃。②維修周期是否科學(周期是指兩次大修之間的工作時間)。③維修方法是否恰當。

            一般的維修方法有:①強制維修法。即不管設備技術狀況如何,均按計劃定期維修。② 定期檢修法。即根據設備技術性能和要求,制訂維修周期,定期檢修。③診斷維修法。即根據使用部門的報告和提供的技術資料,對設備進行檢查診斷,確定要維修的項目或部件,然后進行維修。④全面維修。即當設備出現嚴重磨損、損壞或故障時,對主體和部件全面修理(大修)。

          本文共分 1
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